KI im Büroalltag Kurs – Seminar für KI-gestütztes Arbeiten mit Microsoft 365

KI-Kompetenz nach EU-KI-Verordnung (Art. 4)

• Rechtssicherer Einstieg: Nachweispflicht von KI-Kompetenz im Unternehmen
• Grundverständnis zu generativer KI, Sprachmodellen und Assistenzsystemen im Büroumfeld
• Verantwortungsvoller Umgang, Datenschutz und Prompting-Grundlagen

Aufgaben smarter steuern mit Outlook, To Do und Planner

• E-Mails, Chats und Teams-Nachrichten automatisch in Aufgaben überführen
• Prioritäten mit KI-Unterstützung setzen und Wiedervorlagen planen
• Persönliches Aufgabenmanagement mit Microsoft To Do strukturieren
• Teamaufgaben in Planner zuweisen, nachverfolgen und auswerten

Microsoft Teams als Schaltzentrale

• Zusammenarbeit in Echtzeit in Kanälen, Chats und Dateien
• Genehmigungen, Wiedervorlagen und Workflows automatisieren
• KI-gestützte Zusammenfassungen von Besprechungen und Threads

Meetings automatisch protokollieren

• Live-Mitschnitte, Transkripte und KI-Protokolle erzeugen
• Beschlüsse, To-dos und Verantwortliche automatisch hervorheben
• Ergebnisse direkt an Aufgaben und Kalender übergeben

Chatbots für wiederkehrende Anfragen

• KI-Chatbots für Standardfragen aus dem Team einrichten
• Wissensquellen anbinden und Antworten qualitativ steuern

Notizen mit Outlook und OneNote

• Sprachnotizen und Texte mit KI transkribieren
• Lange Inhalte zusammenfassen und in Aufgaben umwandeln
• Notizbücher sinnvoll strukturieren und teamweit nutzen

ChatGPT und Microsoft Copilot im Office

• Routinetexte erstellen: E-Mails, Protokolle, Konzepte, Social-Media-Posts
• Inhalte sortieren, strukturieren und in Form bringen
• Eigene Anwendungsfälle der Teilnehmenden besprechen und lösen

Umfragen, Formulare und Auswertung

• Mobilfähige Umfragen und Feedbacks mit Microsoft Forms erstellen
• Ergebnisse in Excel auswerten und visuell aufbereiten
• KI für automatische Analyse, Cluster und Diagramme nutzen

Praxis-Tipps mit Copilot Pro

• Use Cases in Outlook, Word, PowerPoint und Excel
• Best Practices für den effizienten Arbeitsalltag
• Stolperfallen vermeiden und Qualität der Ergebnisse sichern

Der Kurs richtet sich an alle Personen, die im Büro mit Microsoft 365 arbeiten und KI gezielt zur Entlastung ihres Arbeitsalltags einsetzen möchten. Vorkenntnisse in KI sind nicht erforderlich.

Das Seminar richtet sich außerdem an:

• Mitarbeitende in Sekretariat, Assistenz und Office Management
• Sachbearbeitende in Verwaltung, Vertrieb und Service
• Team- und Projektleitungen mit hohem Kommunikations- und Abstimmungsaufwand
• Fach- und Führungskräfte, die KI im Tagesgeschäft etablieren möchten
• Verantwortliche, die die Nachweispflicht zur KI-Kompetenz nach EU-KI-Verordnung Art. 4 erfüllen müssen
• Quereinsteigende und erfahrene Office-Profis, die produktiver arbeiten wollen

Erforderlich sind allgemeine Anwenderkenntnisse in Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams). Für die praktischen Übungen benötigen Sie einen Zugang zu einem Microsoft 365-Konto sowie zu einem KI-Werkzeug wie ChatGPT oder Microsoft Copilot. Spezielles Vorwissen zu Künstlicher Intelligenz ist nicht nötig.

Nach dem Seminar können Sie:

• KI-Werkzeuge wie ChatGPT und Microsoft Copilot sicher im Büroalltag einsetzen
• E-Mails, Aufgaben und Wiedervorlagen mit KI automatisieren
• Besprechungen automatisch protokollieren und Aufgaben ableiten
• Notizen, Texte und Konzepte schneller erstellen und strukturieren
• Umfragen mit Microsoft Forms gestalten und Ergebnisse KI-gestützt auswerten
• Workflows in Teams und Planner effizient organisieren
• Die Anforderungen an KI-Kompetenz nach EU-KI-Verordnung Art. 4 nachweisen

Praxisvorteil: Sie verlassen den Kurs mit konkreten KI-Workflows, die Sie ab dem nächsten Arbeitstag direkt in Outlook, Teams, Word und Excel einsetzen können.

Im Seminar arbeiten Sie an realistischen Szenarien aus dem Büroalltag:

• Automatisches Erstellen von Aufgaben aus eingehenden Kunden-E-Mails
• Protokollieren eines Teams-Meetings inklusive To-do-Liste
• Zusammenfassen langer Mailverläufe und Dokumente in Stichpunkten
• Erstellen einer Mitarbeiterumfrage in Forms mit KI-gestützter Auswertung
• Verfassen von Standardantworten und Vorlagen mit Copilot in Outlook
• Strukturieren von Besprechungsnotizen in OneNote
• Vorbereiten einer PowerPoint-Präsentation aus Stichpunkten und Word-Inhalten
• Einrichten eines einfachen Chatbots für wiederkehrende Anfragen im Team

Wann reichen klassische Office-Routinen nicht mehr aus?

E-Mail-Fluten, parallele Chats, Meetings im Halbstundentakt und eine wachsende Zahl an Tools sorgen dafür, dass die klassische Arbeitsweise mit Outlook, Word und Excel an ihre Grenzen kommt. Wer alles manuell sortiert, abtippt und nachhält, verliert Zeit für die eigentlichen Aufgaben.

Genau hier setzen ChatGPT, Microsoft Copilot und KI-gestützte Funktionen in Microsoft 365 an. Sie übernehmen wiederkehrende Schritte, fassen Informationen zusammen und liefern Entwürfe, die nur noch geprüft werden müssen.

Welche Probleme löst KI im Büroalltag konkret?

Lange Mailverläufe werden zu kurzen Zusammenfassungen, Meetings produzieren automatisch saubere Protokolle und Aufgaben werden direkt aus Chats abgeleitet. Auch das Schreiben von Standardtexten, Konzepten und Präsentationen wird deutlich schneller.

Warum ist KI-Kompetenz heute Pflicht statt Kür?

Mit der EU-KI-Verordnung (Art. 4) sind Unternehmen verpflichtet, KI-Kompetenz bei ihren Mitarbeitenden nachzuweisen. Eine strukturierte Weiterbildung mit Zertifikat ist ein verlässlicher Baustein, um dieser Pflicht professionell und prüfungssicher nachzukommen.

Wie gelingt der Einstieg ohne technisches Vorwissen?

Im Seminar arbeiten Sie an realen Beispielen aus Ihrem Arbeitsumfeld. Sie erleben Schritt für Schritt, wie KI in Outlook, Teams, Word, Excel und Forms eingebunden wird, und entwickeln eigene Anwendungsfälle, die sofort einen messbaren Nutzen bringen.

• Kleine Gruppen mit maximal 8 Personen
• Trainerinnen und Trainer mit mehrjähriger Erfahrung in der Erwachsenenbildung
• Live-Demonstrationen
• Praxisübungen mit realitätsnahen Beispielen
• Direkter Transfer auf eigene Projekte
• Individuelle Fragestellungen ausdrücklich erwünscht

Der KI im Büroalltag Kurs zeigt Ihnen, wie Sie typische Aufgaben am Arbeitsplatz mit Künstlicher Intelligenz und Microsoft 365 schneller, klarer und mit weniger Aufwand erledigen. Sie lernen, wie sich E-Mails, Aufgaben, Protokolle, Umfragen und Notizen automatisieren lassen und wie Copilot und ChatGPT Sie dabei sinnvoll unterstützen.

Im Mittelpunkt stehen Anwendungsfälle aus der Praxis: Aufgaben aus E-Mails und Teams-Chats erstellen, Wiedervorlagen automatisieren, Meetings in Echtzeit protokollieren, Inhalte strukturieren und Auswertungen aus Microsoft Forms in Excel aufbereiten. Sie erleben dabei, wie sich wiederkehrende Routinearbeiten Schritt für Schritt durch KI-Workflows ersetzen lassen.

Das Seminar erfüllt zugleich die Anforderungen an die Nachweispflicht zur KI-Kompetenz gemäß Artikel 4 der EU-KI-Verordnung. Sie erhalten ein Zertifikat, das die Teilnahme an einer fundierten Weiterbildung zu Künstlicher Intelligenz im beruflichen Kontext bestätigt.

Eigene Anwendungsfälle dürfen Sie aktiv einbringen. So entstehen direkt verwertbare Lösungen für Ihren Arbeitsalltag, statt nur abstraktes Wissen über KI-Tools im Büro.