KI in der Buchhaltung Kurs – Seminar für KI-gestützte Buchhaltungsautomatisierung

Modul 1: Grundlagen der Automatisierung im Rechnungswesen

• Bedeutung, Chancen und Risiken automatisierter Buchhaltungsprozesse
• Regulatorische Rahmenbedingungen an die Datenverarbeitung
• Aufbau von Make: Auslöser, Module, Verzweigungen und Fehlerlogik
• Anbindung von Postfächern, Cloud-Speicher, ERP, Zahlungsdiensten und Webhooks

Modul 2: Belege erfassen und vorbereiten

• Eingangskanäle festlegen: Mailpostfach, Upload, Scan oder Lieferantenportal
• OCR zur Extraktion von Lieferant, IBAN, Steuernummer, Positionen und Beträgen
• Plausibilitätsprüfungen: Pflichtfelder, Summenkontrolle, IBAN und Dubletten
• Praxisübung 1: Eingangsrechnungen verarbeiten und revisionsfähig ablegen

Modul 3: Klassifizierung und Kontierungsvorschläge

• Regelwerke für die Zuordnung von Lieferanten zu Sachkonten gestalten
• Stichwortbasierte Logiken und Schwellenwerte kombinieren
• ChatGPT oder Claude für unklare Belege einsetzen
• Praxisübung 2: Buchungsvorschläge im DATEV- oder SAP-Format generieren

Modul 4: Datenqualität, Audit und Fehlerprozesse

• Lückenlose Protokollierung mit Zeitstempel und Prüfsumme
• Quarantäne für unvollständige Belege und automatische Rückfragen
• Tägliche Statusreports und Alarme bei Abweichungen

Modul 5: Automatisierter Zahlungsabgleich

• Kontoauszüge und Zahlungsdienstleister-Exporte als Datenquelle nutzen
• Abgleichstrategien: exakte Treffer, unscharfe Suche und KI-Heuristiken
• Offene Posten, Differenzlisten und Mahnauslöser organisieren
• Praxisübung 3: Zahlungseingänge mit offenen Forderungen abgleichen

Modul 6: Auswertungen, Reports und Dashboards

• Kennzahlen wie Umsatz, Kosten, Marge und Cashflow automatisiert berechnen
• Monatsberichte und Tageszusammenfassungen als HTML oder PDF erzeugen
• Zeitgesteuerter Versand, Empfängergruppen und Versionsverwaltung

Modul 7: Compliance- und Marktupdates automatisieren

• Quellen aus Behörden, Gesetzesportalen und Börseninfos anbinden
• Relevante Inhalte filtern, zusammenfassen und zielgruppengerecht verteilen
• Praxisübung 4: Tägliches Compliance-Briefing als Workflow aufbauen

Modul 8: Sicherheit, Datenschutz und Revisionssicherheit

• DSGVO-konforme Workflows: Datenminimierung, sichere Speicherung, Löschkonzepte
• Verwaltung von API-Schlüsseln, Rollen- und Rechtekonzepten
• Manipulationssichere Protokolle und versionierte Dokumentation

Der KI in der Buchhaltung Kurs richtet sich an alle, die im Rechnungswesen, Controlling oder in der Finanzabteilung Verantwortung tragen und manuelle Routineaufgaben durch intelligente Automatisierung ersetzen möchten.

Das Seminar richtet sich außerdem an:

• Buchhalterinnen und Buchhalter, die ihre Eingangsrechnungsprozesse beschleunigen wollen
• Mitarbeitende aus Finanz- und Controllingabteilungen
• Steuerfachangestellte und Mitarbeitende in Steuerkanzleien
• Leitungen von Rechnungswesen, Finance Operations oder Shared Service Centern
• Digitalisierungs- und Prozessverantwortliche im kaufmännischen Bereich
• IT-affine Fachkräfte, die KI- und Automatisierungslösungen für die Buchhaltung einführen

Sie sollten mit den grundlegenden Abläufen im Rechnungswesen vertraut sein und Begriffe wie Kontierung, Eingangsrechnung, Kontoauszug und offene Posten kennen. Erfahrung mit einer Buchhaltungs- oder ERP-Software (zum Beispiel DATEV, SAP oder Lexware) ist hilfreich, aber nicht zwingend notwendig. Programmierkenntnisse werden nicht vorausgesetzt, eine sichere Bedienung des PCs sowie Offenheit für digitale Werkzeuge und KI-Anwendungen sind ausreichend.

Nach dem Seminar können Sie:

• Automatisierungs-Workflows für Ihre Buchhaltung mit der Plattform Make eigenständig aufbauen
• Eingangsrechnungen per OCR und KI auslesen, validieren und revisionssicher ablegen
• Buchungsvorschläge automatisiert generieren und an Ihr ERP übergeben
• Zahlungseingänge mit offenen Posten zuverlässig abgleichen und Differenzen auswerten
• Monats- und Tagesberichte sowie Compliance-Briefings vollautomatisch erzeugen
• KI-gestützte Prozesse DSGVO-konform und revisionssicher gestalten

Praxisvorteil: Sie verlassen das Seminar mit lauffähigen Workflow-Vorlagen, die Sie direkt in Ihrem eigenen Buchhaltungsalltag weiterverwenden und an Ihre Systemlandschaft anpassen können.

In den Übungseinheiten arbeiten Sie an realistischen Szenarien aus dem Buchhaltungsalltag:

• Automatisches Einlesen einer PDF-Eingangsrechnung aus dem Mailpostfach und strukturierte Übergabe an das ERP
• Erstellen eines Buchungsvorschlags inklusive Kontierung auf Basis von Lieferantenregeln und KI-Analyse
• Automatisierter Abgleich von Zahlungseingängen mit offenen Posten und Erzeugen einer Differenzliste
• Tägliche E-Mail-Zusammenfassung mit Umsatz, Kosten und Cashflow für die Geschäftsleitung
• Aufbau eines morgendlichen Compliance-Briefings mit aktuellen Gesetzes- und Marktupdates
• Quarantäne-Workflow für fehlerhafte Belege mit automatischer Rückfrage an den Lieferanten

Warum reichen klassische Buchhaltungsprozesse heute oft nicht mehr aus?

Fragen Sie mal jemanden aus der Buchhaltung, wie sich der Job in den letzten Jahren verändert hat. Mehr Belege. Knappere Fristen. Compliance, die ständig nachschärft. Und an jeder Ecke noch eine Schnittstelle dazu. Wann soll man das von Hand alles noch schaffen?

Wer Rechnungen weiter einzeln durchschaut, abtippt und kontiert, verliert Zeit. Und schleppt Fehler mit.

Hier kommen KI-Workflows ins Spiel. Die nehmen Ihnen den ganzen Routinekram ab. Plötzlich hat das Team wieder Zeit zum Nachdenken, für Analyse, für Beratung. Und das Klein-Klein? Läuft im Hintergrund, ohne dass jemand draufschauen muss.

Welche typischen Engpässe löst das Seminar?

Sie kennen die Zeitfresser in Ihrer Abteilung selbst. Da wäre die Eingangsrechnung, die mal so und mal ganz anders aussieht. Das Kontieren, Position für Position. Der Abgleich der Zahlungen. Der Monatsreport, der auch noch fertig werden will. Und obendrauf eine Verordnung, die sich schon wieder geändert hat.

Was tun? Sie spannen Make, OCR und KI-Modelle wie ChatGPT oder Claude ein und lassen die das stabil erledigen.

Wie entstehen aus Belegen verwertbare Daten?

Egal ob die Rechnung als PDF reinflattert, per Mail oder als Scan: Die Texterkennung zieht erstmal ordentliche Daten daraus. Den Rest übernimmt die KI. Prüfen, kontieren, ab nach DATEV, SAP oder Lexware.

So läuft alles in einem Fluss, vom Eingangsbeleg bis zur Auswertung. Abtippen von Hand? Fällt fast komplett weg.

Was bedeutet professioneller Einsatz von KI im Rechnungswesen?

Bei aller Automatisierung zählt am Ende eins: Lässt sich nachvollziehen, was die KI getan hat? Sie muss revisionssicher arbeiten, die DSGVO einhalten und festhalten, wer wann was angestoßen hat.

Im Kurs gehen wir das durch. Wer darf was anfassen, was landet im Protokoll, wie behalten Sie verschiedene Versionen auseinander und was tun, wenn doch mal etwas hakt. Kommt der Prüfer, sieht er saubere Workflows. Und Ihre Daten? Liegen sicher.

• Kleine Gruppen mit maximal 8 Personen
• Trainerinnen und Trainer mit mehrjähriger Erfahrung in der Erwachsenenbildung
• Live-Demonstrationen
• Praxisübungen mit realitätsnahen Beispielen
• Direkter Transfer auf eigene Projekte
• Individuelle Fragestellungen ausdrücklich erwünscht

Belege abtippen, Zahlungen abhaken, Berichte zusammenklicken. Tag für Tag dasselbe. Der KI in der Buchhaltung Kurs zeigt Ihnen in zwei Tagen, wie Sie genau diese Routinen mit Automatisierungssoftware und KI viel schneller erledigen.

Eingangsrechnungen erfassen sich quasi von alleine und die Buchungsvorschläge kommen automatisch dazu. Den Rest macht das System: Es gleicht die Zahlungen ab und legt Ihnen den fertigen Bericht hin. Sie selbst tippen nichts.

Wichtig sind Plattformen wie Automatisierungsplattformen. Da ziehen Sie sich die Abläufe per Maus zusammen, Code brauchen Sie keinen. Postfach rein, Cloud-Speicher dran, ERP und Zahlungsdienst verknüpft. OCR liest die Belege aus. Und im Hintergrund werkeln ChatGPT oder Claude, sortieren, prüfen nach, werten aus.

Und dann legen Sie selbst los. Eine Automatisierung für Eingangsrechnungen, eine für die Kontierung, eine fürs Payment Matching, eine fürs tägliche Compliance-Briefing. Übrig bleibt am Schluss ein sicheres Händchen für diese KI-Prozesse. Ein Team, dem Last von den Schultern fällt. Und Zahlen im Rechnungswesen, auf die mehr Verlass ist.