Protokollieren mit KI Seminar – Protokollerstellung mit OneNote, Teams und Copilot

Grundkenntnisse im Umgang mit Besprechungen, Protokollen oder Microsoft Office sind hilfreich. Vorwissen zu Künstlicher Intelligenz ist nicht erforderlich. Offenheit für digitale Arbeitsweisen und die Bereitschaft, eigene Meetingbeispiele einzubringen, sind von Vorteil.

Der Kurs richtet sich an Anwenderinnen und Anwender, die Protokolle schneller, strukturierter und mit moderner KI Unterstützung erstellen und verwalten möchten.

Das Protokollieren mit KI Seminar ist besonders geeignet für:

• Assistenzkräfte, Office Manager und Teamassistenzen
• Projektkoordinationen und PMO Mitarbeitende
• Fachkräfte aus Verwaltung, HR, Einkauf und Organisation
• Teamleitungen und Mitarbeitende mit Protokollverantwortung
• Personen, die Meetings in OneNote, Teams oder Outlook dokumentieren
• Unternehmen, die ihre Meetingdokumentation digitaler und effizienter aufstellen möchten

Grundlagen der KI gestützten Protokollführung

• Überblick über Protokollarten und passende Einsatzsituationen
• Objektivität, Unparteilichkeit und Pflichtangaben im Protokoll
• Rechtliche Aspekte und Datenschutz bei der Protokollierung

Protokollerstellung mit OneNote

• Meetings mit Agenda, Checklisten und Medien strukturiert vorbereiten
• Protokolle in OneNote erstellen, verwalten und freigeben
• Verlinkungen, Ablage und Zusammenarbeit übersichtlich organisieren

Teams, Outlook und Aufgabenmanagement

• Nahtlose Zusammenarbeit in Microsoft Teams in Echtzeit
• To-dos aus dem Protokoll zuweisen und nachverfolgen
• Freigaben, Genehmigungen und Versand mit Outlook unterstützen
• Feedback und Abstimmungen mit Microsoft Forms einholen

KI für Transkription, Zusammenfassung und Textqualität

• Meetings automatisch transkribieren und zusammenfassen
• Protokolle mit ChatGPT und Copilot strukturieren und verdichten
• Formulierungen und Sprachqualität mit QuillBot und LanguageTool verbessern
• Textbausteine für die schnelle Protokollverteilung nutzen

Interaktive Elemente und moderne Freigabeprozesse

• Microsoft Whiteboard für Ideensammlung und Meetingunterstützung einsetzen
• digitale Signaturen und Freigabeprozesse praxisnah einordnen
• sichere und datenschutzkonforme Ablage in der Cloud organisieren

Nach dem Seminar können Sie:

• Protokolle mit KI schneller vorbereiten, erstellen und nachbearbeiten
• OneNote für strukturierte Meetingdokumentation gezielt einsetzen
• Transkriptionen, Zusammenfassungen und Aufgaben effizient nutzen
• Protokolle sprachlich überarbeiten und einheitlicher formulieren
• Freigaben, Verteilung und Nachverfolgung in Teams und Outlook verbessern
• digitale Abstimmungen, Feedback und Genehmigungen sauber organisieren
• Datenschutz, Objektivität und Pflichtangaben sicher berücksichtigen
• einen praxistauglichen Protokollprozess für Ihr Unternehmen aufsetzen

Praxisvorteil: Sie sparen Zeit in Vor und Nachbereitung von Meetings, erhöhen die Qualität Ihrer Protokolle und sorgen für klarere Verantwortlichkeiten im Team.

Im Seminar arbeiten Sie unter anderem an:

• Meetingvorbereitung mit Agenda, Checklisten und Verlinkungen in OneNote
• Live Dokumentation und gemeinsame Bearbeitung in Microsoft Teams
• automatischer Zusammenfassung von Besprechungen mit Copilot und ChatGPT
• Aufgabenzuweisung und Nachverfolgung direkt aus dem Protokoll
• sprachlicher Optimierung von Protokolltexten mit unterstützenden Tools
• datenschutzgerechter Ablage, Freigabe und Verteilung im Unternehmensalltag

• Kleine Gruppen mit viel Raum für Fragen und eigene Praxisfälle
• Trainerinnen und Trainer mit mehrjähriger Erfahrung in Erwachsenenbildung und Office Praxis
• Live Demonstrationen, Übungen und direktes Arbeiten mit typischen Meetingprozessen
• Praxisnahe Kombination aus OneNote, Teams, Outlook und KI Tools
• Direkt umsetzbare Vorlagen, Best Practices und Prozessideen für den Arbeitsalltag

Protokolle: Sie sollen schnell fertig sein, verständlich, gut verteilt und am Ende sollen alle Aufgaben abgehakt sein. Klappt im Arbeitsalltag fast nie so. Der Druck sitzt im Nacken. An dieser Stelle lohnt sich der Blick auf KI. Die Tools übernehmen Schreibkram, für den vorher jemand eine halbe Stunde blockiert war. Gesagtes wird festgehalten, Wichtiges bleibt übrig, offene Punkte rutschen von selbst in die Nachbereitung.

Weniger Zeitverlust bei Mitschrift und Nachbereitung

Jeder kennt das. Im Meeting wird mitgetippt, danach beginnt die eigentliche Arbeit. Sortieren. Umformulieren. Verschicken. Auf Rückfragen warten. Freigaben einholen. Und irgendwo bleibt immer etwas hängen.

Mit KI gestützten Funktionen ändert sich das Bild. Wortbeiträge werden automatisch transkribiert. Die wichtigsten Punkte fasst das Tool zusammen. To-dos stehen am richtigen Ort, mit Name und Frist. Weniger Handarbeit, mehr Einheitlichkeit im fertigen Dokument.

Mehr Struktur in OneNote, Teams und Outlook

Ein brauchbares Protokoll entsteht nicht erst beim Tippen. Vor dem Termin läuft einiges, danach sowieso. Agenda vorbereiten, Termine koordinieren, später Freigaben einholen, Aufgaben im Blick behalten.

Zusammen mit KI entfalten OneNote, Teams und Outlook hier ihr volles Potenzial. Alles läuft an einer Stelle zusammen. Aufgaben gehen direkt an die zuständige Person. Rückmeldungen kommen zurück, ohne dass jemand hinterhertelefonieren muss. Das fertige Protokoll landet ohne Umwege im Team.

Rechtssicherheit, Objektivität und klare Verantwortlichkeiten

Ein Protokoll ist mehr als eine Erinnerungshilfe. Darin stehen Beschlüsse, die später gelten. Auch Zuständigkeiten sind geregelt. Wer macht was bis wann. Damit wird es zum verbindlichen Dokument. Objektivität, Pflichtangaben und Datenschutz dürfen dann nicht ins Hintertreffen geraten.

Im Seminar arbeiten wir uns durch genau diese Gratwanderung. Wo darf KI mitmachen, wo übernehmen Sie? Inhalt bleibt Chefsache, Tonfall auch. Die Freigabe sowieso. Trotzdem geht alles schneller, und das Ergebnis wird besser.

Mal ehrlich: Protokolle gehören selten zu den Lieblingsaufgaben im Büro. Jemand muss sie trotzdem schreiben. In unserem Protokollieren mit KI Seminar zeigen wir, wie KI dabei viel Arbeit abnimmt.

Der Clou liegt im Zusammenspiel. KI Tools auf der einen Seite und Microsoft Anwendungen auf der anderen. Greift beides ineinander, geht das Protokollieren plötzlich ziemlich flott.

Worum geht es konkret? Um Ihren Alltag. OneNote ist dabei, Teams sowieso, Outlook und natürlich Copilot. Agenda vorbereiten, Besprechung transkribieren, am Ende sauber ablegen. Den ganzen Weg schauen wir uns an.

KI kann bei Formulierungen richtig gut sein. Manchmal aber auch nicht. Wir sprechen darüber, wann Sie dem Tool vertrauen dürfen und wann lieber noch mal selbst drüberlesen sollten.

Was bringt Ihnen das Ganze? Weniger stures Abtippen, weniger Nacharbeit. Die alte Pflichtübung fühlt sich danach wie ein Gewinn an.