Briefe, Berichte, Angebote, Protokolle: In den meisten Unternehmen entstehen täglich Dokumente in Word. Aber wie viele davon sehen wirklich einheitlich aus?

Formatvorlagen lösen genau dieses Problem. Einmal eingerichtet, zieht sich das Layout durch das gesamte Dokument. Überschriften stimmen, Abstände passen, das Inhaltsverzeichnis aktualisiert sich von selbst. Klingt simpel, spart in der Praxis aber enorm viel Zeit.

Serienbriefe kennen viele aus dem Namen, aber kaum jemand hat sie je selbst gebaut. Dabei ist der Aufwand überschaubar. Hundert personalisierte Anschreiben, jedes mit dem richtigen Namen? Ein paar Klicks in Word, fertig.

Formulare sind ein weiteres Thema. Wer interne Anträge oder Checklisten als ausfüllbares Word-Dokument anlegt, spart sich jede Menge Rückfragen. Alle nutzen dieselbe Vorlage, alle tragen Informationen an der richtigen Stelle ein. Per PDF-Export landet das Ergebnis dann sicher beim Empfänger.

Kommentarfunktionen, Dokumentenschutz, automatische Nummerierungen, Querverweise: Das sind Funktionen, die in Word stecken und im Alltag kaum jemand nutzt. Obwohl sie die Arbeit an langen Dokumenten deutlich angenehmer machen würden.

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