Arbeitszeiterfassung Excel: kostenlose Stundenzettel-Vorlage 2027 und die Regeln zur Pflicht

Wer für die Arbeitszeiterfassung Excel nutzt, braucht weder Lizenz noch App, nur eine gute Vorlage. Erfasst werden muss die Arbeitszeit ohnehin: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 gehören Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags auf einen Stundenzettel. Für kleine Betriebe ist Excel oft der schnellste Weg dahin.

Hier bekommen Sie unsere Stundenzettel-Vorlage 2027 als kostenlose Excel-Datei und als PDF zum Ausdrucken. Die Excel-Datei rechnet Arbeitszeit und Stundenkonto selbst aus, kennt die Feiertage Ihres Bundeslands und meldet sich, wenn eine Pause fehlt. Darunter lesen Sie, was das Gesetz verlangt, wie weit die Reform im Oktober 2026 ist und wie die Formeln funktionieren.

Arbeitszeiterfassung Excel: Das kann die Vorlage

Der Stundenzettel ist für eine Person und ein ganzes Jahr gedacht. Er läuft in Excel ab Version 2010 und in Microsoft 365, kommt ohne Makros aus und hat keinen Blattschutz. Sie können also alles an Ihren Betrieb anpassen.

• Start: Name, Personalnummer, Jahr und Bundesland eintragen, dazu Wochenstunden, Arbeitstage, Urlaubsanspruch und den Übertrag aus dem Vorjahr.
• Zwölf Monatsblätter: Beginn, Ende und Pause eintragen. Arbeitszeit, Soll, Differenz und Saldo erscheinen sofort. Unten stehen eine Monatsübersicht und zwei Felder für Unterschriften.
• Jahresübersicht: Soll, Ist und Saldo je Monat, dazu Urlaubs- und Krankheitstage und der Resturlaub.
• Feiertage: alle gesetzlichen Feiertage für 2027 und alle Jahre bis 2040, mit Zuordnung zu den 16 Bundesländern.
• Anleitung: Kürzel und Formeln zum Nachlesen.

Die Spalte „Hinweis“ prüft jeden Tag gegen das Arbeitszeitgesetz. Diese Meldungen gibt es:

Hinweis	Wann er erscheint	Grundlage
Pause unter 30 Min.	mehr als 6 Stunden Arbeit, weniger als 30 Minuten Pause	§ 4 ArbZG
Pause unter 45 Min.	mehr als 9 Stunden Arbeit, weniger als 45 Minuten Pause	§ 4 ArbZG
über 10 Std.	mehr als 10 Stunden Arbeitszeit an einem Tag	§ 3 ArbZG
Ruhezeit unter 11 Std.	weniger als 11 Stunden seit dem letzten Arbeitsende, auch über den Monatswechsel	§ 5 ArbZG
Eintrag fehlt	vergangener Arbeitstag ohne Zeiten und ohne Kürzel	Erinnerung

Auch Feiertage stehen dort, etwa „Fronleichnam“ am 27. Mai 2027 in Nordrhein-Westfalen. Die Sollzeit ist dann automatisch null. Alle Feiertage des Jahres nach Bundesland finden Sie in unserem Kalender 2027 mit Feiertagen und Kalenderwochen.

Stundenzettel-Vorlage in Excel einrichten: Schritt für Schritt

Das Einrichten dauert etwa fünf Minuten. In gelbe Felder tragen Sie etwas ein, den Rest rechnet die Vorlage.

1. Öffnen Sie das Blatt „Start“ und tragen Sie Name, Personalnummer und Abteilung ein. Sie erscheinen auf jedem Ausdruck.
2. Wählen Sie Jahr und Bundesland. Kalender, Wochentage und Feiertage passen sich sofort an. Fangen Sie mitten im Jahr an, etwa mit einer neuen Stelle, tragen Sie unter „Erfassung ab“ Ihren ersten Arbeitstag ein. Davor zählt keine Sollzeit, und den Urlaubsanspruch tragen Sie anteilig ein.
3. Tragen Sie Ihre Wochenstunden laut Vertrag ein und markieren Sie die Arbeitstage mit einem x. Bei 40 Stunden und fünf Tagen ergibt das 8:00 Stunden pro Tag. Wer Teilzeit an vier Tagen arbeitet, entfernt einfach das x beim freien Tag.
4. Übernehmen Sie den Stand Ihres Stundenkontos aus dem Vorjahr, zum Beispiel 12:30, und wählen Sie daneben „Plusstunden“ oder „Minusstunden“.
5. Tragen Sie im Monatsblatt jeden Tag Beginn, Ende und Pause ein. Uhrzeiten immer mit Doppelpunkt, also 7:45 und 16:15. Die Pause ebenso: 0:30, nicht 30 und nicht 0,5.
6. Bei Abwesenheit schreiben Sie statt der Zeiten ein Kürzel in die Spalte „Abw.“. Am Monatsende drucken Sie das Blatt aus und lassen es unterschreiben.

Die Kürzel folgen dem Ausfallprinzip: Wer im Urlaub oder krank ist, bekommt die Zeit gutgeschrieben, die er sonst gearbeitet hätte.

Kürzel	Bedeutung	Wirkung auf das Stundenkonto
U	Urlaub	Sollzeit gilt als erfüllt, Konto bleibt gleich, zählt 1 Urlaubstag
HU	halber Urlaubstag	halbe Sollzeit wird gutgeschrieben, die andere Hälfte tragen Sie als Arbeitszeit ein
K	krank	Sollzeit gilt als erfüllt, auch wenn Sie mittags krank nach Hause gehen
ZA	Zeitausgleich	keine Gutschrift, das Konto sinkt einmal um die Sollzeit des Tages
F	frei	Sollzeit 0, etwa für Heiligabend oder einen örtlichen Feiertag

Differenz und Saldo erscheinen nur für Tage mit Eintrag und für vergangene Arbeitstage. So steht im Saldo nicht schon am 4. Januar ein Minus von 160 Stunden für den ganzen Monat. Ein vergangener Arbeitstag ohne Eintrag zählt dagegen mit minus Sollzeit. Damit das nicht für die Wochen vor Ihrem Start gilt, setzen Sie das Datum unter „Erfassung ab“.

So funktionieren die Formeln im Stundenzettel

Für die Nutzung brauchen Sie keine Formel zu verstehen. Wer die Vorlage erweitern oder eine eigene Zeiterfassung in Excel aufbauen möchte, findet hier die Bausteine.

Aufgabe	Formel (vereinfacht)	Was sie macht
Arbeitszeit	=REST(D6-C6; 1)-E6	Ende minus Beginn minus Pause, auch über Mitternacht
Sollzeit des Tages	=INDEX(Tagessoll; WOCHENTAG(A6; 2))	holt die Sollzeit für Montag bis Sonntag aus dem Startblatt
Feiertag erkennen	=ZÄHLENWENN(Feiertage_aktiv; A6)>0	prüft, ob das Datum im gewählten Bundesland ein Feiertag ist
Pause prüfen	=WENN(UND(G6*24>6; E6*1440<30); „Pause unter 30 Min.“; „“)	warnt bei mehr als 6 Stunden und weniger als 30 Minuten Pause
Saldo	=J6+I7	Saldo vom Vortag plus Differenz des Tages, der erste Tag startet beim Übertrag

Die wichtigste Funktion ist REST. Excel speichert Uhrzeiten als Bruchteil eines Tages: 6:00 Uhr ist 0,25, 22:00 Uhr ist 0,9167. Bei einer Nachtschicht ergibt Ende minus Beginn deshalb einen negativen Wert. REST(Wert;1) macht daraus den Rest nach ganzen Tagen, also genau die 8 Stunden zwischen 22:00 und 6:00 Uhr.

Zwei Einstellungen sorgen für richtige Anzeigen. Das Zahlenformat [h]:mm zeigt Summen über 24 Stunden an, sonst stünde bei 168 Stunden im Monat nur 0:00 da. Und die Datei nutzt die Option „1904-Datumswerte verwenden“. Nur damit zeigt Excel Minusstunden als -2:30 statt als Rauten. Die Option gilt aber nur für diese eine Datei. Fügen Sie Datumswerte als Werte in eine andere Mappe ein, erscheinen sie dort 4 Jahre und 1 Tag früher, und negative Salden werden wieder zu Rauten.

Die Funktionen WENN, UND und ZÄHLENWENN erklären wir mit Beispielen in den wichtigsten Excel-Formeln fürs Büro und im Beitrag zur WENN-Funktion. Die Farben für Wochenenden, Feiertage und Kürzel stammen aus der bedingten Formatierung. Datums- und Uhrzeitfunktionen sind ein Schwerpunkt im Excel-Kurs Formeln und Funktionen.

Arbeitszeiterfassung Pflicht: Was seit 2022 gilt

Lange mussten Arbeitgeber in Deutschland nur Überstunden aufschreiben, also die Zeit über acht Stunden an einem Werktag (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Das hat sich mit zwei Gerichtsentscheidungen geändert.

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (C-55/18), dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System verpflichten müssen, mit dem sich die tägliche Arbeitszeit messen lässt. Deutschland hat das Gesetz danach nicht angepasst. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) trotzdem klargestellt: Die Pflicht besteht schon heute. Sie folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) und gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von der Größe. Leitende Angestellte sind nach überwiegender Ansicht ausgenommen, weil das Arbeitszeitgesetz für sie nicht gilt (§ 18 ArbZG).

Das heißt für die Praxis:

Frage	Antwort nach geltendem Recht
Was muss erfasst werden?	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden
In welcher Form?	frei wählbar: Papier, Excel oder App
Wer trägt ein?	Der Arbeitgeber kann das Aufschreiben an die Beschäftigten übertragen, bleibt aber verantwortlich.
Wie lange aufbewahren?	mindestens zwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG)
Was droht bei Verstößen?	Bei fehlenden Aufzeichnungen der Zeit über 8 Stunden ein Bußgeld bis 30.000 Euro (§ 22 ArbZG), für die übrige Erfassung erst nach einer Anordnung der Arbeitsschutzbehörde (§ 25 ArbSchG)

Ob auch Lage und Länge der Pausen eingetragen werden müssen, sagt der BAG-Beschluss nicht ausdrücklich. Da die Dauer aber ohne Pausen gerechnet wird, gehört die Pausenlänge praktisch immer auf den Stundenzettel.

Stand der Reform im Oktober 2026

Union und SPD haben im Koalitionsvertrag 2025 angekündigt, die elektronische Erfassung „unbürokratisch“ zu regeln, mit Übergangsfristen für kleine und mittlere Unternehmen. Am 18. Juni 2026 wurde ein Entwurf aus dem Bundesarbeitsministerium bekannt. Das Ministerium nannte ihn eine interne Arbeitsfassung und hat ihn nicht offiziell veröffentlicht. Nach der Kritik daran ist Ministerin Bas von dem Papier abgerückt. Der Entwurf sah vor:

• Beginn, Ende und Dauer elektronisch erfassen, grundsätzlich am Tag der Arbeit selbst.
• Übergangsfristen: ein Jahr für alle, zwei Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 250 und fünf Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten.
• Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dürfen dauerhaft auf Papier erfassen.
• Eine Höchstarbeitszeit pro Woche statt pro Tag nur dort, wo ein Tarifvertrag sie zulässt.

Beschlossen ist davon nichts. Beim Koalitionsausschuss am 1. und 2. Juli 2026 blieb die Reform außen vor, und auch der Koalitionsausschuss am 7. Oktober 2026 endete ohne Beschluss und ohne Zeitplan. Einen Kabinettsbeschluss gibt es nicht. Ein Start zum 1. Januar 2027, wie er im Sommer genannt wurde, ist damit kaum noch zu halten. Die Begründung des Entwurfs nennt herkömmliche Tabellenkalkulationsprogramme ausdrücklich. Excel wäre damit auch künftig zulässig, wenn die Einträge am selben Tag erfolgen. Sicher ist das erst mit dem fertigen Gesetz. Bis dahin gilt: erfassen ja, Form frei.

Minijobs und Mindestlohn: kürzere Fristen

Strenger ist das Mindestlohngesetz. Nach § 17 MiLoG müssen Arbeitgeber bei Minijobs und in bestimmten Branchen, etwa Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung sowie Transport und Logistik, Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach dem Arbeitstag aufschreiben. Die Aufzeichnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten.

Ab 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 Euro pro Stunde, die Minijob-Grenze auf 633 Euro im Monat. Wer genau Mindestlohn bekommt, darf damit rund 43 Stunden im Monat arbeiten. Für die Lohnabrechnung von Minijobs brauchen Sie Dezimalstunden. Die Monatsübersicht zeigt sie deshalb mit an, also 43,25 statt 43:15.

Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit: die Regeln

Drei Grenzen aus dem Arbeitszeitgesetz sollten alle kennen, die Arbeitszeiten planen. Unsere Vorlage prüft alle drei automatisch.

Regel	Was gilt	Paragraf
Pausen	mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeit: mindestens 30 Minuten, mehr als 9 Stunden: 45 Minuten, teilbar in Blöcke ab 15 Minuten	§ 4 ArbZG
Höchstarbeitszeit	8 Stunden pro Werktag, bis zu 10 Stunden, wenn im Schnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden	§ 3 ArbZG
Ruhezeit	mindestens 11 Stunden am Stück nach Feierabend, in einigen Branchen wie Krankenhaus, Pflege oder Gastronomie unter Bedingungen 10 Stunden	§ 5 ArbZG
Sonn- und Feiertage	grundsätzlich arbeitsfrei, mit vielen Ausnahmen für bestimmte Branchen	§ 9 und § 10 ArbZG

Werktage sind Montag bis Samstag. Daraus ergeben sich 48 Stunden pro Woche als Regel und 60 Stunden als kurzfristige Obergrenze. Für Jugendliche gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz mit längeren Pausen: 30 Minuten schon bei mehr als viereinhalb Stunden und 60 Minuten bei mehr als sechs Stunden. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können in manchen Punkten abweichen.

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin arbeitet von 7:00 bis 18:30 Uhr mit 30 Minuten Pause, also 11 Stunden. Die Vorlage meldet mehr als 10 Stunden und eine zu kurze Pause, denn ab neun Stunden wären 45 Minuten nötig. Hat sie am Vorabend bis 22:00 Uhr gearbeitet, kommt ein dritter Hinweis dazu: Bis 7:00 Uhr bleiben nur neun Stunden Ruhezeit.

Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice und Datenschutz

Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt. Der Arbeitgeber verzichtet dabei darauf, festzulegen und zu kontrollieren, wann jemand arbeitet. Aufgeschrieben werden muss die Arbeitszeit nach dem BAG-Beschluss trotzdem. Der Koalitionsvertrag sieht Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassung vor, und die Bundesregierung nennt das weiter als Ziel. Der im Juni 2026 bekannt gewordene Entwurf sah dagegen auch hier eine Aufzeichnung vor.

Homeoffice

Im Homeoffice tragen die Beschäftigten ihre Zeiten meist selbst ein. Das ist zulässig. Verantwortlich bleibt aber der Arbeitgeber, er sollte die Aufzeichnungen also einsehen können und ab und zu prüfen. Nutzen Sie für die Arbeitszeiterfassung Excel, legen Sie am besten eine Datei pro Person in einen gemeinsamen Ordner in Teams oder SharePoint.

Datenschutz

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Erfassen Sie nur, was Sie brauchen: Beginn, Ende, Pause und Abwesenheiten. Krankheitsgründe gehören nicht auf den Stundenzettel, das Kürzel K reicht. Zugriff haben nur die Person selbst, die Führungskraft und die Personalabteilung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten gelöscht. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei technischen Systemen mit, die Verhalten oder Leistung überwachen können (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Arbeitszeiterfassung Excel oder App?

Beides ist erlaubt. Die Frage ist, was zu Ihrem Betrieb passt.

Kriterium	Excel-Vorlage	Zeiterfassungs-App
Kosten	keine, wenn Excel vorhanden ist	meist eine monatliche Gebühr pro Person
Einrichtung	fünf Minuten pro Person	Vertrag, Einrichtung, Schulung
Erfassung unterwegs	eingeschränkt, am Handy unhandlich	Stempeln per Handy, Terminal oder PC
Nachträgliche Änderungen	jederzeit möglich, ohne Protokoll	meist mit Änderungsprotokoll
Auswertung für viele Personen	aufwendig, eine Datei pro Person	auf Knopfdruck
Anpassbar	vollständig	nur im Rahmen der Software

Unsere Einschätzung: Für Selbstständige mit wenigen Mitarbeitenden, kleine Büros und Teams bis etwa zehn Personen reicht es, für die Arbeitszeiterfassung Excel zu nutzen, wenn die Vorlage gut gebaut ist. Wer im Schichtbetrieb arbeitet, viele Leute unterwegs hat oder die Daten direkt in die Lohnabrechnung übergeben will, ist mit einer App besser bedient. Für die Schichtplanung selbst haben wir eine eigene Schichtplan-Vorlage für Excel.

Ein Punkt spricht klar für Software: Eine Excel-Datei lässt sich nachträglich ändern, ohne dass es jemand merkt. Gibt es Streit um Überstunden oder prüft der Zoll den Mindestlohn, hilft ein unterschriebener Monatsausdruck. Deshalb hat jedes Monatsblatt zwei Felder für Unterschriften.

Häufige Fragen: Arbeitszeiterfassung Excel und Pflicht

Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen. Ein neues Gesetz ist dafür nicht nötig, die Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz.

Darf man für die Arbeitszeiterfassung Excel verwenden?

Ja. Das geltende Recht schreibt keine Form vor, Excel ist also erlaubt. Auch nach dem im Juni 2026 bekannt gewordenen Entwurf aus dem Bundesarbeitsministerium zählt eine Excel-Tabelle als elektronische Erfassung, wenn sie am selben Tag geführt wird. Die Begründung des Entwurfs nennt Tabellenkalkulationsprogramme ausdrücklich. Beschlossen ist dieser Entwurf aber nicht.

Wie berechne ich in Excel die Arbeitszeit über Mitternacht?

Mit der Funktion REST: =REST(Ende-Beginn;1)-Pause. Von 22:00 bis 6:00 Uhr ergibt das 8 Stunden, abzüglich Pause. Formatieren Sie die Zelle mit [h]:mm, damit auch Summen über 24 Stunden stimmen.

Warum zeigt Excel bei Minusstunden nur Rauten an?

Im Standard kann Excel keine negativen Uhrzeiten darstellen. Abhilfe schafft die Option „1904-Datumswerte verwenden“ unter Datei, Optionen, Erweitert. Unsere Vorlage hat sie bereits aktiviert, deshalb erscheint ein Minus als -2:30. In eigenen Dateien schalten Sie die Option nur ein, solange noch keine Datumswerte eingetippt sind. Sonst verschieben sich alle Datumsangaben um 4 Jahre und 1 Tag.

Wie lange muss ich Stundenzettel aufbewahren?

Mindestens zwei Jahre nach dem Arbeitszeitgesetz und dem Mindestlohngesetz. Dienen die Stundenzettel als Grundlage der Lohnabrechnung, können steuerliche Aufbewahrungsfristen länger sein. Fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.

Funktioniert der Stundenzettel auch für 2028?

Ja. Ändern Sie im Blatt „Start“ das Jahr. Kalender, Wochentage und alle Feiertage einschließlich Ostern rechnet die Vorlage neu. Speichern Sie dafür am besten eine neue Datei, übernehmen Sie den Saldo des alten Jahres als Übertrag und leeren Sie die Zeiten und Kürzel in den Monatsblättern.

Kann ich die Vorlage schon für den Rest von 2026 nutzen?

Ja. Stellen Sie im Blatt „Start“ das Jahr 2026 ein und tragen Sie unter „Erfassung ab“ den Tag ein, an dem Sie beginnen, zum Beispiel den 01.10.2026. Für die Tage davor zählt keine Sollzeit, das Stundenkonto startet also bei Ihrem Übertrag. Für 2027 legen Sie dann eine neue Datei an.

Wie rechne ich Stunden in Excel in Dezimalzahlen um?

Multiplizieren Sie die Zeit mit 24 und formatieren Sie das Ergebnis als Zahl: =A1*24 macht aus 7:45 den Wert 7,75. Für die Lohnabrechnung runden Sie mit =RUNDEN(A1*24; 2) auf zwei Stellen. Die Monatsübersicht der Vorlage zeigt die Dezimalstunden schon an.

Kann ich die Vorlage für mehrere Mitarbeitende nutzen?

Legen Sie pro Person eine eigene Datei an, zum Beispiel „Stundenzettel 2027 Anna Muster.xlsx“. Für Urlaub und Abwesenheiten des ganzen Teams eignet sich zusätzlich unser Urlaubsplaner 2027.