Schichtplan Excel: kostenlose Vorlage 2027 mit Feiertagen und Ruhezeit-Check

Einen Schichtplan in Excel anzulegen, dauert zehn Minuten. Die Arbeit kommt danach: Hat jeder genug Ruhezeit? Ist am Samstag die Nacht besetzt? Stimmen die Stunden am Monatsende? Unsere kostenlose Schichtplan Excel-Vorlage 2027 nimmt Ihnen genau diese Rechnerei ab. Sie tragen pro Tag ein Kürzel ein, den Rest erledigen die Formeln.

Dazu finden Sie hier die gängigen Schichtmodelle mit Beispielplänen, die Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz, die Sie beim Schichtplan erstellen kennen müssen, und eine kurze Erklärung der Formeln. Wer lieber mit Stift plant oder den Plan aushängen will, nimmt die Schichtplan-Vorlage als PDF, für eine Woche oder einen ganzen Monat.

Was die Schichtplan Excel-Vorlage 2027 kann

Die Schichtplan Excel-Vorlage ist für Teams bis 25 Personen gedacht. Sie läuft in Excel ab Version 2010 und in Microsoft 365. Andere Programme wie LibreOffice Calc oder Excel im Browser haben wir nicht vollständig getestet, dort können Farben oder Auswahllisten abweichen. Makros gibt es keine, einen Blattschutz auch nicht: Sie können jede Formel ansehen und anpassen. Die Datei ist leer, Sie tragen Ihr eigenes Team ein. Wer Excel von Grund auf lernen will, ist im Excel-Grundkurs richtig.

Blatt	Was Sie eintragen	Was die Vorlage rechnet
Start	Jahr, Bundesland, Mindestbesetzung, Mindestruhezeit	Feiertage, Kalenderwochen, Wochentage
Schichten	Kürzel, Beginn, Ende, Pause	Stunden je Schicht, auch über Mitternacht
Mitarbeitende	Namen und Wochenstunden laut Vertrag	Jahressaldo, Zahl der Früh-, Spät- und Nachtschichten, freie Sonntage
Jan bis Dez	ein Kürzel pro Person und Tag	Soll, Ist, Saldo, Besetzung je Schicht, Warnungen
Feiertage	bei Bedarf Heiligabend und Silvester als frei markieren	Ostern und alle beweglichen Feiertage

Vorbelegt sind sieben Kürzel: F für Früh (06:00 bis 14:00 Uhr), S für Spät (14:00 bis 22:00 Uhr), N für Nacht (22:00 bis 06:00 Uhr), T für einen Tagdienst (08:00 bis 16:30 Uhr), dazu U für Urlaub, K für krank und X für frei. Fünf weitere Zeilen sind leer, etwa für eine Zwischenschicht oder Bereitschaft. Alle Zeiten können Sie ändern. Den Jahresurlaub des Teams planen Sie am besten vorab im Urlaubsplaner 2027 und übertragen die Urlaubstage dann als U in den Schichtplan.

Die Vorlage taugt genauso als Dienstplan in Excel, zum Beispiel für Praxis, Pflegedienst, Einzelhandel oder Hotelrezeption. Ob Sie von Schichtplan oder Dienstplan sprechen, ist den Formeln egal.

Schichtplan Excel: in sechs Schritten zum fertigen Plan

1. Jahr und Bundesland wählen. Im Blatt „Start“ stehen 2027 und Nordrhein-Westfalen voreingestellt. Ändern Sie beides, rechnet die Vorlage alle Daten, Wochentage, Kalenderwochen und Feiertage neu.
2. Schichtzeiten prüfen. Im Blatt „Schichten“ tragen Sie Beginn, Ende und Pause ein. Wird bei Ihnen die Pause bezahlt und zählt als Arbeitszeit, setzen Sie die Pause auf 0.
3. Team eintragen. Im Blatt „Mitarbeitende“ tragen Sie Namen und Wochenstunden laut Vertrag ein. Spalte D gibt an, wie viele Stunden ein Urlaubs- oder Krankheitstag zählt. Bei einer Vier-Tage-Woche mit 32 Stunden tragen Sie dort 8 ein.
4. Mindestbesetzung festlegen. Wieder im Blatt „Start“: wie viele Leute Sie je Schicht von Montag bis Freitag brauchen und wie viele am Wochenende und an Feiertagen.
5. Kürzel eintragen. In den Monatsblättern wählen Sie je Tag ein Kürzel aus der Liste oder tippen es ein. Die Farben erscheinen automatisch.
6. Plan prüfen und drucken. Unter dem Plan zeigt die Besetzung grün oder rot. Rot hinterlegte Kürzel bedeuten zu wenig Ruhezeit, schwarz-gelbe zu viele Arbeitstage am Stück. Jedes Monatsblatt passt auf eine Seite A4 quer.

Die Vorlage prüft auch über den Monatswechsel: Hat jemand am 31. Januar Nachtschicht und am 1. Februar Frühschicht, wird der Februar-Eintrag rot. Nur der Sprung vom Dezember ins neue Jahr fehlt, weil der Dezember des Vorjahres nicht in der Datei steckt.

Schichtmodelle: welches passt zu Ihrem Betrieb?

Bevor Sie einen Schichtplan erstellen, steht die Frage nach dem Modell. Zwei Begriffe helfen beim Sortieren. Bei der Wechselschicht wechseln die Leute zwischen Früh, Spät und eventuell Nacht. Bei der Dauerschicht arbeitet jemand immer in derselben Schicht, zum Beispiel nur nachts. Und je nach Betriebszeit spricht man von diskontinuierlich (nachts und am Wochenende steht der Betrieb, etwa bei der Zweischicht), teilkontinuierlich (rund um die Uhr, Wochenende frei) oder vollkontinuierlich, kurz Vollkonti (rund um die Uhr an sieben Tagen).

Modell	Betriebszeit	Gruppen	Stunden je Person im Schnitt	Typisch für
Zweischicht	Mo bis Fr, 16 Std. am Tag	2	40	Fertigung, Logistik, Kundenservice
Dreischicht	Mo bis Fr rund um die Uhr	3	40	Produktion mit freiem Wochenende
Vollkonti, 4 Gruppen	7 Tage rund um die Uhr	4	42	Anlagen, die nie stillstehen
Vollkonti, 5 Gruppen	7 Tage rund um die Uhr	5	33,6 plus Zusatzschichten	dasselbe, mit kürzerer Wochenarbeitszeit

Gerechnet ist mit Schichten von 8 Stunden. Die Zahlen für Vollkonti ergeben sich einfach: Eine Woche hat 168 Stunden. Geteilt durch vier Gruppen sind das 42 Stunden pro Person, geteilt durch fünf Gruppen 33,6. Im ersten Fall entstehen Plusstunden, im zweiten fehlen Stunden zum Vertrag. Diese gleichen viele Betriebe über zusätzliche Schichten aus, etwa als Urlaubsvertretung oder für Schulungen.

Die klassische Dreischicht mit Wochenwechsel (eine Woche Früh, eine Woche Spät, eine Woche Nacht) ist einfach zu planen. Sie hat aber einen Haken: fünf Nächte am Stück. Arbeitswissenschaftlich gilt das als ungünstig. Schneller rotierende Systeme wie der Achttagesrhythmus F F S S N N X X kommen mit zwei Nächten aus.

Alle vier Modelle lassen sich mit der Vorlage abbilden. Das Beispiel im Bild zur Vorlage weiter oben zeigt einen Vollkonti mit vier Gruppen und zwei Personen im Tagdienst. Die Download-Datei selbst ist leer, Sie tragen Ihr eigenes Team ein.

Schichtfolge: Warum vorwärts besser ist

Die Reihenfolge der Schichten entscheidet darüber, wie viel Erholung dazwischen bleibt. Vorwärts heißt: Früh, dann Spät, dann Nacht. Die Schicht beginnt jeden Tag etwas später, und zwischen zwei Schichten liegen 24 Stunden. Rückwärts geht es von der Nacht in die Spät- und dann in die Frühschicht. Dann bleiben zweimal nur 8 Stunden, und das ist nach dem Arbeitszeitgesetz zu wenig.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat Empfehlungen für Schichtpläne zusammengestellt. Die wichtigsten für die Praxis:

• möglichst wenige Nachtschichten hintereinander, besser nicht mehr als drei
• nach einer Phase mit Nachtschichten mindestens 24 Stunden frei
• immer vorwärts rotieren
• die Frühschicht nicht zu früh beginnen, die Nachtschicht möglichst früh enden lassen
• freie Wochenenden am Stück statt einzelner freier Tage
• viele Arbeitstage am Stück und sehr lange Schichten vermeiden
• Schichtpläne vorhersehbar und überschaubar halten

Alle Punkte lassen sich selten gleichzeitig erfüllen. Wer zum Beispiel freie Wochenenden blockt, braucht an anderer Stelle mehr Arbeitstage am Stück. Die Vorlage hilft bei zwei Punkten automatisch: Sie warnt bei zu kurzer Ruhezeit und ab dem siebten Arbeitstag ohne freien Tag. Die Grenze von 6 Tagen können Sie im Startblatt ändern.

Regeln für den Schichtplan: Arbeitszeitgesetz und Betriebsrat

Ein Schichtplan kann noch so gut aussehen. Hält er die gesetzlichen Regeln nicht ein, wird es für den Betrieb teuer: Verstöße kosten bis zu 30.000 Euro Bußgeld (§ 22 ArbZG). Wer dabei vorsätzlich die Gesundheit der Beschäftigten gefährdet, macht sich strafbar (§ 23 ArbZG). Die wichtigsten Regeln auf einen Blick:

Regel	Was gilt	Fundstelle
Ruhezeit	mindestens 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen	§ 5 ArbZG
Arbeitszeit	8 Stunden pro Werktag, bis 10 Stunden mit Ausgleich in 6 Monaten	§ 3 ArbZG
Pausen	30 Minuten ab mehr als 6 Stunden, 45 Minuten ab mehr als 9 Stunden	§ 4 ArbZG
Nachtarbeit	Nachtzeit von 23 bis 6 Uhr, Ausgleich durch freie Tage oder Zuschlag	§§ 2 und 6 ArbZG
Sonntage	mindestens 15 freie Sonntage im Jahr, Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen	§ 11 ArbZG
Betriebsrat	Mitbestimmung bei Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit	§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG

Ruhezeit: 11 Stunden, mit wenigen Ausnahmen

Nach dem § 5 Arbeitszeitgesetz brauchen Beschäftigte nach Feierabend eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden. In Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Gaststätten, Hotels, Verkehrsbetrieben, Rundfunk und Landwirtschaft darf sie um eine Stunde kürzer sein, wenn eine andere Ruhezeit im selben Monat oder innerhalb von vier Wochen auf mindestens 12 Stunden verlängert wird. Die Vorlage rechnet mit 11 Stunden. Für die Ausnahme stellen Sie im Startblatt 10 ein.

Nachtarbeit: Zeit, Rechte, Zuschlag

Nachtarbeit liegt vor, wenn mehr als zwei Stunden der Arbeit in die Zeit zwischen 23 und 6 Uhr fallen. Nachtarbeitnehmer sind alle, die in Wechselschicht normalerweise Nachtschichten haben oder an mindestens 48 Tagen im Jahr nachts arbeiten. Für sie gilt:

• höchstens 8 Stunden pro Schicht, bis 10 Stunden, wenn im Schnitt eines Monats oder von vier Wochen 8 Stunden herauskommen
• Anspruch auf eine arbeitsmedizinische Untersuchung vor Beginn und dann alle drei Jahre, ab 50 Jahren jedes Jahr
• unter bestimmten Bedingungen Anspruch auf einen Tagesarbeitsplatz, etwa bei gesundheitlicher Gefahr oder einem Kind unter 12 Jahren
• Ausgleich durch bezahlte freie Tage oder einen angemessenen Zuschlag, falls kein Tarifvertrag etwas anderes regelt

Wie hoch „angemessen“ ist, sagt das Gesetz nicht. Das Bundesarbeitsgericht hält in der Regel 25 % auf den Stundenlohn für angemessen, bei Dauernachtarbeit 30 %. Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind in bestimmten Grenzen steuerfrei (§ 3b EStG).

Sonn- und Feiertage

Grundsätzlich ist an Sonn- und Feiertagen frei. Für Krankenhäuser, Gastronomie, Verkehr und Betriebe, deren Anlagen nicht stillstehen können, gibt es Ausnahmen. Dann gilt: Mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben frei, und für jeden Sonntagsdienst gibt es einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, für Feiertagsdienst innerhalb von acht Wochen. Das Blatt „Mitarbeitende“ zählt die gearbeiteten und freien Sonntage mit. Welche Feiertage 2027 in Ihrem Bundesland gelten, steht in unserem Kalender 2027 mit Feiertagen.

Betriebsrat und Ankündigung

Hat Ihr Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt er bei Beginn und Ende der Arbeitszeit, bei den Pausen und bei der Verteilung auf die Wochentage mit. Damit braucht jeder Schichtplan seine Zustimmung, es sei denn, eine Betriebsvereinbarung regelt den Rahmen. Einigen Sie sich nicht, entscheidet die Einigungsstelle.

Eine allgemeine Frist, wie früh ein Schichtplan bekannt sein muss, gibt es im Gesetz nicht. Nur bei Arbeit auf Abruf schreibt § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz vor, die Arbeitszeit mindestens vier Tage vorher mitzuteilen. Viele Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen setzen eigene Fristen. Gute Praxis: den Monatsplan zwei bis vier Wochen vorher aushängen.

Formeln in der Schichtplan Excel-Vorlage erklärt

Zum Nutzen der Vorlage brauchen Sie keine Formel zu verstehen. Wer den Schichtplan in Excel aber erweitern will, findet hier die Bausteine. Die Schreibweise gilt für deutsches Excel.

Aufgabe	Formel	Was sie macht
Stunden über Mitternacht	=REST(D5-C5;1)*24-E5/60	REST macht aus 06:00 minus 22:00 acht Stunden statt minus 16
Stunden im Monat	=SUMMENPRODUKT(ZÄHLENWENN(B6:AF6;Kuerzel_Liste)*Std_Liste)	zählt jedes Kürzel und multipliziert es mit seinen Stunden
Besetzung am Tag	=ZÄHLENWENN(B$6:B$30;“F“)	zählt die Frühschichten in einer Tagesspalte
Ruhezeit zum Vortag	24 plus Beginn heute minus Ende gestern	warnt, wenn das Ergebnis unter 11 Stunden liegt
Kalenderwoche	=ISOKALENDERWOCHE(B4)	Kalenderwoche nach ISO-Norm, wie in Deutschland üblich. Die Vorlage nutzt eine längere Formel, damit auch Excel 2010 mitspielt
Farben der Kürzel	bedingte Formatierung mit =B6=INDEX(Kuerzel_Liste;1)	färbt jede Zeile der Kürzelliste in ihrer Farbe

Der wichtigste Trick steckt in der ersten Zeile. Excel speichert Uhrzeiten als Bruchteil eines Tages. 06:00 Uhr minus 22:00 Uhr ergibt deshalb eine negative Zahl. Die Funktion REST mit dem Teiler 1 dreht das ins Positive, und mal 24 werden daraus Stunden. So rechnet die Vorlage jede Nachtschicht richtig, ohne dass Sie ein zweites Datum eintragen.

Die Farben setzt die bedingte Formatierung. Wie das funktioniert, zeigt unser Ratgeber zur bedingten Formatierung in Excel. ZÄHLENWENN, SUMMENPRODUKT und Co. finden Sie mit Beispielen bei den wichtigsten Excel-Formeln fürs Büro, Prüfungen mit WENN im Beitrag zur WENN-Funktion.

Häufige Fragen zum Schichtplan in Excel

Kann ich die Schichtplan Excel-Vorlage auch für 2028 nutzen?

Ja. Ändern Sie im Blatt „Start“ das Jahr. Datum, Wochentage, Kalenderwochen und alle Feiertage einschließlich Ostern rechnet die Vorlage neu. Die Einträge der Monatsblätter löschen Sie vorher oder Sie speichern eine Kopie.

Wie viele Stunden Ruhezeit müssen zwischen zwei Schichten liegen?

Mindestens 11 Stunden, gerechnet vom Ende der einen bis zum Beginn der nächsten Schicht (§ 5 ArbZG). In Krankenhäusern, Pflege, Gastronomie, Hotels, Verkehrsbetrieben, Rundfunk und Landwirtschaft dürfen es 10 Stunden sein, wenn eine andere Ruhezeit zum Ausgleich auf mindestens 12 Stunden verlängert wird. Tarifverträge können weitere Ausnahmen zulassen. Der häufigste Fehler im Schichtplan: Spätschicht bis 22 Uhr und am nächsten Morgen Frühschicht ab 6 Uhr. Dazwischen liegen nur 8 Stunden.

Wie plane ich Schichten über Mitternacht?

Tragen Sie im Blatt „Schichten“ einfach Beginn und Ende ein, zum Beispiel 22:00 und 06:00. Die Vorlage erkennt, dass die Schicht am nächsten Tag endet, und rechnet 8 Stunden minus Pause. Die Schicht zählt an dem Tag, an dem sie beginnt. In den Nächten der Zeitumstellung ist die Nachtschicht eine Stunde kürzer oder länger, 2027 vom 27. auf den 28. März und vom 30. auf den 31. Oktober. Dafür legen Sie bei Bedarf ein eigenes Kürzel an.

Wie viele Mitarbeitende passen in die Schichtplan Excel-Vorlage?

25 Personen pro Datei. Für größere Teams legen Sie je Abteilung oder Schichtgruppe eine eigene Datei an. Zusätzliche Zeilen sind eher etwas für Geübte: Sie müssen oberhalb von Zeile 30 in allen Monatsblättern und im Blatt „Mitarbeitende“ gleichzeitig eingefügt werden, und die Formeln, auch die in den ausgeblendeten Hilfsspalten, müssen mit nach unten.

Wie viele Nachtschichten hintereinander sind erlaubt?

Eine feste Obergrenze nennt das Arbeitszeitgesetz nicht. Es begrenzt aber die Länge der Nachtschicht auf 8 Stunden im Schnitt. Die BAuA empfiehlt, möglichst wenige Nächte am Stück zu planen, besser nicht mehr als drei, und danach mindestens 24 Stunden frei zu geben.

Was ist der Unterschied zwischen Schichtplan und Dienstplan?

Ein Schichtplan verteilt Menschen auf feste Schichten mit gleichen Zeiten, etwa Früh, Spät und Nacht. Ein Dienstplan kennt oft viele unterschiedliche Dienste, zum Beispiel in Praxis oder Pflege. Die Vorlage kann beides, weil Sie bis zu zwölf Kürzel mit eigenen Zeiten anlegen.

Darf ich die Vorlage im Unternehmen verwenden?

Ja. Die Vorlage ist kostenlos, ohne Anmeldung und darf frei angepasst werden. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können strengere oder andere Regeln enthalten.

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